Zamanı Etkin Yönetme Yolları

Akıp giden zaman içinde eldeki işlerin planı en iyi şekilde yapılmalıdır. Aksi halde yapılamayan tüm işler zaman tırpanı içinde arkanızdan sürüklenir ve birikerek bir yerde yine önünüze çıkar.
Başarılı bir proje için; kaliteli ürün ya da hizmeti üretmek, en iyi pazarlama politikalarını belirlemek, hedef kitle ile sürekli iletişim halinde olmak kadar önemli olan bir diğer faktör de zaman yönetimidir.
İş hayatınızda başarılı olmak için gündelik hayatın savurganlığını bir yere koymanız ve zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmeniz gerekmektedir. Zaman kavramı ve planlamanın çok önemsenmediği işlerde,
ipin ucu mutlaka bir yerden kaçacaktır. Akıp giden zaman içinde eldeki işlerin planı en iyi şekilde yapılmalıdır. Aksi halde yapılamayan tüm işler zaman tırpanı içinde arkanızdan sürüklenir ve birikerek bir yerde yine önünüze çıkar. Planlama yapmamak için bazen; “ne yapacağımı biliyorum plana gerek yok, günüm çok bölünüyor, bu kadar işin içinde plan yapmaya vaktim yok.” gibi bahaneler üretilir. Ancak çok dikkatlice yapılacak bir planlama, zaman yönetiminin en önemli etmenidir.

İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün yalnızca %40’ını kullanabilmektedir. Peki, geriye kalan %60’lık zaman dilimi nasıl harcanmaktadır.Bu konuda yapılması gerekenler birkaç başlık altında açıklamak gerekirse;

1-Çalışılacak Zaman Dilimini Belirleyin

Zaman planlaması yapabilmek için öncelikle planlanacak olan zaman dilimini belirlemek ve bu zaman dilimi içerisindeki dinlenme, yemek ve diğer ihtiyaçların ne kadar vakit alacağını hesaplamak gerekir. Bu bize, çalışma yapmak için ne kadar etkin zaman dilimine sahip olduğumuzu gösterecektir.

2-Yapılacak Olan İşlerin Listesi Çıkartın

Zamanı en etkin şekilde kullanabilmek için yapılması gereken işlerin bir listesini oluşturmanız gerekmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken bir diğer konu, gün içinde yapılabilecek kadar işin planlanması gerekmektedir.
Bu planlama öncelikli olarak haftalık ve daha sonra günlük olarak “önem sırasına” göre yapılmalıdır. Zaman planlamasında yapılan yanlışlardan biri önemsiz bir işle başlayıp, daha sonra o işi bitirmeden önemli bir işe geçmek ve sonra zamanı yetiştirememektir.

3-Verimsiz ve Gündemsiz Toplantılardan Kurtulun

Çalışma ortamı içinde en çok zaman alan işlerden biri de zamansız ve verimsiz geçen toplantılardır. toplantılarınızı planlarken öncelikli olarak bir gündem ve süre belirlemelisiniz. Belirlenen sürenin dışına çıkan ve gündemden uzak yapılan toplantılar, verimsiz sonuçlar oluşturacağı gibi gün içindeki zaman planlamanızı bozacaktır.

4-Karasızlık Yaşamayın

Karasızlık, gün içinde zaman kaybetmenizin dışında aynı zamanda demoralize olmanıza ve geriye kalan diğer işler için veriminizin düşmesine neden olacaktır. Bu neden yapacağınız işler için karar alırken yanlış yapma ya da hatalı karar alma endişesi ile karsızlıklar yaşamayın.

5-Hayır Demeyi Bilin!

Çalışma ortamı içerisinde, yapacağınız işten farklı olarak diğer çalışma arkadaşlarınızın sizden yardım talepleri olabilir. Bu tür yardımlaşmalar şirket ya da departman içerisindeki birlik ve beraberlik duygusunu arttırarak bir takım ruhu oluşturabilir. Ancak elinizde çok fazla iş varsa ve sizden, yapabileceğinizden daha fazlası için yardım isteniyorsa, bu konuda “hayır” demeyi bilmeniz gerekiyor. İyi niyetli olarak kabul edeceğiniz bu yardım talepleri, hem diğer işler için ayırmış olduğunuz zaman planmasını bozacak hem de tüm işleri sıkışık bir zaman diliminde yapmaya çalışacağınızdan iş kaliteniz düşecektir.

6-Dağınık ve Düzensiz Masa

Çalışma ortamı içerisinde dikkatini dağıtacak tüm unsurlardan kurtulmanız gerekir. Bilgisayarınızda açık olan gereksiz dosyalar ve tarayıcılardan tutunda, masanızda bulunun gereksiz evraklar, dağılmış kırtasiye araçları, kulaklık, bardak… vs gibi dikkatinizi dağıtacak ve çalışma ortamınızı kısıtlayacak her şeyi bir düzene sokun. Gereksiz olan tüm materyalleri kaldırın. Dağınık ve düzensiz masa düzeninin; yorgunluk, baş edememe hissi, verimsizlik, stres ve hâkimiyet yoksunluğu gibi olumsuz psikolojik etkileri olduğu gibi iş ortamındaki yaşamınızı da kısıtlayan bir etken olduğu unutulmamalıdır.

Zaman Planlamasının Kazandırdığı Avantajlar

Başarı bir iş hayatı için zaman planlamasının ne derece önemli olduğu ve zaman planlaması yapmak için nelere dikkat edilmesi gerektiğinden bahsettik. Peki, zaman planlamasının bizlere kazandırmış olduğu avantajlar nelerdir?

• Kariyer planlamanıza daha rahat ulaşabilirsiniz.

• Gereksiz işlerden ziyade, gerçekten önemli olan işlere zaman ayırabilirsiniz.

• İş hayatı içerisinde oluşabilecek stres ve sıkıntıdan kurtulabilirsiniz.

• Her işi zamanında yaparak, biriken işlerin yoğunluğunu yaşamazsınız.

• Zaman planlaması ile beyninizi yormazsınız.

• İşe karşı olan konsantrasyonunuzu yükseltirsiniz.

• Yaptığınızın işlerin raporlaması ve analizini kolaylaştırırsınız.

• Planladığınız her işi başarı ile yapmanın verdiği psikolojik rahatlık ile özgüveninizi arttırınız.

Zaman; akıp giden, durdurulamayan ve biriktirilemeyen bir süreçtir. Gün oluyor ki zamanımızdan fazla işimiz oluyor ve her zaman bir şeyleri yetiştirmek için koşuşturmaca içinde oluyoruz. Bu koşuşturmada bazı işlerimizi aksatıp, bazılarına hiç zaman ayıramadığımız gibi ruhen ve bedenen de yıpranmaya başlıyoruz. Zaman planlaması yaparak hem yapmış olduğumuz işlerin kalitesini hem de yaşam kalitemizi arttırabiliriz.

Zamanı Etkin Yönetme Yolları” için bir yorum

  • Nisan 4, 2016 tarihinde, saat 4:26 pm
    Permalink

    Zaman yönetimi hakkında çok faydalı bir yazı olmuş. Emeğine sağlık.

    Yanıtla

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir